Pitkäaikaissäilytyksessä kuvatiedostojen tallennusmuotona tulisi käyttää eri ohjelmien tukemia ja häviöttömiä tiedostomuotoja: DNG (Digital Negative) tai TIFF (Tagged Image File Format). Pakattu tiedostomuoto JPG on kooltaan pienempi mutta häviöllinen eli dataa pakattaessa ja tiedostoja uudelleen tallentaessa myös tiedoston laatu heikkenee. Jos JPEG:iä kuitenkin rajallisen tallennustilan takia käytetään on syytä valita paras pakkauslaatu (12/12). Skannaus tulee tehdä laadukkaasti vain kerran eli tallentaa tarpeeksi suuri tiedosto kiinnittäen huomiota siihen että valokuvan kaikki informaatio tallennetaan eikä esim. osa sävyistä leikkaudu pois. Tiedostot tulee nimetä yksilöivästi ja kansioittaa johdonmukaisesti jotta kuvat ovat löydettävissä ja liitettävissä tietokantaan (kuvaan liittyviin tunniste- yms. tietoihin). Tiedostoista voidaan tehdä useampia eri versioita käyttötarkoituksen mukaisesti: huolellisimmin tallennetaan arkistotiedosto, josta valmistetaan kooltaan pienempiä käyttö- ja tunnistetiedostoja. Hyvälaatuisesta ja riittävän suuresta arkistotiedosta pienempien tiedostoversioiden valmistaminen on helpompaa ja nopeampaa kuin valokuvan uusi digitointi. Käyttö- ja tunnisteversioiden tarkoituksenmukainen koon määrittely nopeuttaa kuvien selaamista ja avaamista – tähän vaikuttaa myös näiden tiedostojen sijoituspaikka.

Tiedostojen pitkäaikaistallennukseen riskialtein paikka on tietokoneen kovalevy, jolta laitteen rikkoutuessa voi tiedostojen palauttaminen olla mahdotonta. Myöskin kirjoitettavat CD- ja DVD-levyt ovat herkkiä vaurioille, esim. naarmuille, sormenjäljille sekä UV-valolle. Melko turvallinen tallennuspaikka on ulkoinen kovalevy, jonka sisältö on varmistettu toiselle kovalevylle (siis kaksi sisällöltään identtistä levyä) ja näitä levyjä säilytetään fyysisesti eri paikoissa. Ulkoisten kovalevyjen käyttöikää voi pidentää jos ne yhdistää tietokoneeseen ja käyttää vain tarvittaessa (ei jatkuvasti). Tosin ikuisesti eivät nekään toimi ja saattavat jumiutua myös offline-tilassa. Edellisiä turvallisempia tallennusvälineitä ovat varmennetut kiintolevyt, joissa ns. RAID-levyjärjestelmällä on sama tieto tallennettuna useampaan kertaan useammalla kuin yhdellä kovalevyllä. Vikasietokykyä lisäävä tallennustapa nostaa myös tallennusvälineen hintaa. Nauhavarmisteinen palvelin on suurille tiedostomäärille luultavasti turvallisin tallennuspaikka, mutta se on investointina ja ylläpidoltaan melko kallis ratkaisu tiedostojen säilytykseen (käytössä mm. Suomen valokuvataiteen museossa). Nykyisin voi tallennustilaa ostaa myös ns. pilvipalveluna, joka tarjoaa tallennustilaa käytettäväksi verkon välityksellä ilman huolia palvelun toiminnasta ja ylläpidosta. Hyvää pilvitallennuksessa on niiden käytettävyys kaikkialta missä verkko on saatavilla mutta toisaalta käyttäjällä ei välttämättä ole mitään takeita palvelun jatkuvuudesta ja tietoturva voi olla puutteellinen.

Lisäksi on vielä huomioitava tiedostoformaattien ja tallennevälineiden vanheneminen: tiedostojen käytettävyys tulevaisuudessa joudutaan varmistamaan tiedostojen migraatiolla eli konversiolla uuteen laite- ja ohjelmaympäristöön sopivaksi.